Clara privacy policy
Last updated October 16, 2026
Clara is an HR assistant provided by Sterndrive Engineering, Inc. and its affiliated Pickren Enterprises companies (4XPro, Hydro Turf, Marine Mat, Short Block Technologies, Sterndrive Engineering, and Watercraft Superstore) ("we", "us") for our current employees. This policy explains what information Clara uses and how we protect it.
Who can use Clara
Only current, active employees of our companies. Accounts are created by HR from payroll records. There is no public sign-up.
Information we use
- From payroll records: your name, company, employee ID, employee type, hire, rehire and seniority dates, vacation balance, and the work or personal email and phone numbers on file.
- Your conversations with Clara, your language preference, and the dates and times you sign in.
- Requests you send to HR through Clara, such as asking to update your phone number.
Clara does not use your pay rate, Social Security number, bank information, or medical information.
How we use it
- To verify your identity with a one-time sign-in code sent by text message or email.
- To answer your questions about our handbook, benefits, announcements, and your own hire date and vacation balance.
- To send HR announcements by email, which you can stop at any time.
- To let HR review conversations so we can improve answers and follow up on questions Clara could not answer.
You can only see your own information. Clara will never show you another employee's information, and other employees cannot see yours.
Text messages
If you choose to receive sign-in codes by text, we use your mobile number only to send those codes and related account messages. We do not sell, rent, or share your mobile number or text-messaging opt-in information with third parties or affiliates for marketing or promotional purposes. Message and data rates may apply. Reply STOP to stop text messages or HELP for help.
Service providers
Clara runs on Amazon Web Services, which stores the data in the United States and delivers emails and text messages. Your questions are processed by Anthropic's Claude AI service to write Clara's answers. These providers may use the information only to provide their services to us.
Security
Information is encrypted in transit and at rest. Access requires a one-time code. Only authorized HR staff can view conversation records. Accounts are turned off when employment ends.
How long we keep it
Conversation records are kept for five years and then deleted. Employee records are updated weekly from payroll and removed when no longer needed.
Questions
Contact HR: Teresa Spann, teresas@shopsbt.com, 813-925-7127, 115 S Forest Lakes Blvd, Oldsmar, FL 34677.
Política de privacidad de Clara
Última actualización: 16 de octubre de 2026
Clara es una asistente de Recursos Humanos proporcionada por Sterndrive Engineering, Inc. y sus compañías afiliadas de Pickren Enterprises (4XPro, Hydro Turf, Marine Mat, Short Block Technologies, Sterndrive Engineering y Watercraft Superstore) ("nosotros") para nuestros empleados actuales. Esta política explica qué información usa Clara y cómo la protegemos.
Quién puede usar Clara
Solo empleados actuales y activos de nuestras compañías. Recursos Humanos crea las cuentas a partir de los registros de nómina. No hay registro público.
Información que usamos
- De los registros de nómina: su nombre, compañía, número de empleado, tipo de empleado, fechas de contratación, recontratación y antigüedad, saldo de vacaciones, y el correo electrónico y los números de teléfono registrados.
- Sus conversaciones con Clara, su preferencia de idioma y las fechas y horas en que inicia sesión.
- Solicitudes que envía a Recursos Humanos por medio de Clara, como actualizar su número de teléfono.
Clara no usa su tarifa de pago, número de Seguro Social, información bancaria ni información médica.
Cómo la usamos
- Para verificar su identidad con un código de acceso de un solo uso enviado por mensaje de texto o correo electrónico.
- Para responder sus preguntas sobre el manual, los beneficios, los anuncios, y su propia fecha de contratación y saldo de vacaciones.
- Para enviar anuncios de Recursos Humanos por correo electrónico, que puede cancelar en cualquier momento.
- Para que Recursos Humanos revise las conversaciones, mejore las respuestas y dé seguimiento a preguntas que Clara no pudo responder.
Usted solo puede ver su propia información. Clara nunca le mostrará información de otro empleado, y otros empleados no pueden ver la suya.
Mensajes de texto
Si elige recibir códigos de acceso por mensaje de texto, usamos su número de celular solo para enviar esos códigos y mensajes relacionados con su cuenta. No vendemos, alquilamos ni compartimos su número de celular ni su consentimiento para mensajes de texto con terceros o afiliados para fines de mercadeo o promoción. Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. Responda STOP para dejar de recibir mensajes o HELP para obtener ayuda.
Proveedores de servicios
Clara funciona en Amazon Web Services, que guarda los datos en los Estados Unidos y entrega los correos y mensajes de texto. Sus preguntas son procesadas por el servicio de inteligencia artificial Claude de Anthropic para escribir las respuestas de Clara. Estos proveedores solo pueden usar la información para prestarnos sus servicios.
Seguridad
La información está cifrada durante la transmisión y el almacenamiento. El acceso requiere un código de un solo uso. Solo el personal autorizado de Recursos Humanos puede ver los registros de conversaciones. Las cuentas se desactivan cuando termina el empleo.
Cuánto tiempo la guardamos
Los registros de conversaciones se guardan por cinco años y luego se eliminan. Los registros de empleados se actualizan semanalmente desde la nómina y se eliminan cuando ya no se necesitan.
Preguntas
Comuníquese con Recursos Humanos: Teresa Spann, teresas@shopsbt.com, 813-925-7127, 115 S Forest Lakes Blvd, Oldsmar, FL 34677.